بهناز زرین کلکی

هدف: اگر بخواهیم در منحنی پیشرفت آرشیوی شاهد حرکت رو به رشد فعالیت ها باشیم، لازم است هم جهت با تداوم بی وقفه تغییرات، به شناسایی عواملی بپردازیم که شتاب حرکت را کنترل می کنند. عواملی نظیر بازتعریف مبانی، بازخوانی مفاهیم کلیدی، شناسایی محدودیت تئوری های موجود، شناخت نقاط قوت و مسائل بسیار دیگری که می تواند پیمودن راه را آسان تر کند. هدف در این مقاله ، بررسی موضوع پساتصدی آرشیوی، یکی از موضوعات چالشی در رویارویی با تغییرات فناورانه است. روش/ رویکرد پژوهش: این مقاله با روش توصیفی تحلیلی و با استفاده از منابع کتابخانه ای انجام شده است. یافته ها و نتیجه گیری: در تئوری پساتصدی آرشیوی لازم است دستگاه ها اولویت های خود را در تعامل با منابعشان تغییر دهند.تغییر و تطبیق آهسته انجام می شود. تغییر پارادایم به معنای تطبیق فناوری نیست تا بتوان کارهایی که همیشه انجام می شده است را باکمک رایانه ها کمی سریعتر یا کمی هوشمندتر انجام داد. چنین پیشرفت هایی، درحالی که تسکین کوتاه مدت دارند و بدون شک تاحدی مفیدند، درنهایت توهمی بیش نیستند؛ زیرا آنها برای مقابله با تحول اساسی در آرشیوها و در جامعه اطلاعاتی ناکافی اند.

در این مقاله با هدف بررسی چرخه مدیریت اسناد الکترونیکی، چهار مرحله تولید، نگهداری، انتشار، و اداره سوابق (پیشینه ها) شرح داده می شود. پیشن یازهای نظام مدیریت اسناد الکترونیکی، از جمله حفظ زمانب ندی در نگهداشت اسناد، شناسائی و بایگانی اسناد، بازیابی اسناد، انتقال اسناد، و امحای اسناد و همچنین نیازمندی های نظام مدیریت اسناد الکترونیکی، از جمله به وجود آوردن نسخه پشتیبان از اسناد ذخیره شده و ذخیره سازی نسخه های پشتیبان، مورد بحث قرار می گیرد.

از آنجا که با افزایش حجم اسناد الکترونیکی مسائل مربوط به سازماندهی، حفظ و نگهداری، پردازش، اطلاع رسانی و مدیریت آن ها مطرح می گردد، نویسندگان در این مقاله توجه خود را به استانداردهای مدیریت اسناد الکترونیکی معطوف کرده اند که یکی از ابزار گذار از مرحله مدیریت اسناد سنتی به مدیریت اسناد الکترونیکی است. ابتدا واژه استاندارد تعریف شده، کارکرد هر استانداردی توضیح داده می شود. انواع استاندارد، سازمان های بین المللی استاندارد معرفی و مراحل تدوین استانداردهای بین المللی ایزو توضیح داده می شود. سپس سند تعریف شده، اهمیت و انواع آن بیان می شود. در پایان، مدیریت اسناد الکترونیکی، استانداردهای اسناد الکترونیکی و چالش های اسناد الکترونیکی تشریح می شود.